Einwohnerliste auf Fehler untersuchen

Wenn Sie die Briefimplementierung (Brief-Ident System) als Registrierungsmethode nutzen, müssen für alle Bürgerinnen und Bürger entsprechende Registrierungsbriefe erstellt werden. Um diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, erfolgt die Erstellung der Briefe automatisiert über die Webstelle. Dafür müssen Sie lediglich eine aktuelle Einwohnerliste als Excel-Datei hochladen – die Webstelle generiert die Briefe dann automatisch.

Warum ist eine Überprüfung der Excel-Datei wichtig?

Damit die Generierung der Registrierungsbriefe reibungslos funktioniert, sollte sichergestellt werden, dass die Excel-Datei keine Fehler oder falsch formatierten Daten enthält. Fehlerhafte Daten können dazu führen, dass der Prozess unterbrochen wird oder Briefe fehlerhaft erstellt werden. Da die Erstellung von vielen tausend Briefen mehrerer Stunden erfordert, sollten deartige kleine Fehler vermieden werden. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Datei korrekt prüfen.

1. Zuständige Person oder Abteilung identifizieren

Für die Überprüfung der Excel-Datei stellen wir Ihnen ein Code-Programm (.ipynb-Datei) zur Verfügung, das technisches Know-how erfordert. Die ausführende Person sollte in der Lage sein, ein Jupyter-Notebook zu nutzen, entweder über dessen Browser-Funktion oder eine lokale Entwicklungsumgebung wie VS Code.

Falls Sie selbst nicht mit Jupyter-Notebooks vertraut sind, wenden Sie sich an die IT-Abteilung Ihrer Stadt. Diese kann Ihnen sicher weiterhelfen. Alternativ können Sie auch unser Support-Team kontaktieren: support@buerger-stimme.com.

2. Einwohnerliste als Excel-Datei beschaffen

Die aktuelle Einwohnerliste erhalten Sie in der Regel von Ihren Kolleginnen und Kollegen aus dem Einwohnermeldeamt. Informieren Sie diese im Voraus darüber, dass die Datei in einem bestimmten Format vorliegen muss. Die genauen Formatierungsanforderungen finden Sie auf der Webstelle unter:

Nutzerverwaltung > Nutzer anlegen > Mehrere Bürger-Accounts anlegen

3. Code-Datei herunterladen

Um die Excel-Datei auf Fehler zu überprüfen, laden Sie unsere prüfende Code-Datei herunter. Diese Datei analysiert die Liste und weist auf fehlerhafte oder falsch formatierte Einträge hin. Die Datei finden Sie hier:

4. Code-Datei ausführen

Nach dem Download öffnen Sie die Datei entweder im Browser mit Jupyter Notebook oder in einer IDE Ihrer Wahl. Die Datei enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Prüfung der Einwohnerliste. Fehlerhafte Zeilen werden direkt angezeigt, sodass Sie diese korrigieren können.

5. Finale Excel-Datei auf der Webstelle hochladen

Sobald die Code-Datei keine Fehler mehr meldet, ist die Einwohnerliste bereit für den Upload. Laden Sie die Datei über den bereits genannten Bereich der Webstelle hoch:

Nutzerverwaltung > Nutzer anlegen > Mehrere Bürger-Accounts anlegen

Die Registrierungsbriefe werden nun automatisch generiert.

Wichtig! Die erstellten Registrierungsbriefe werden als eine große PDF-Datei in Ihrem Download-Ordner gespeichert. Damit die Datei nicht zu groß wird und der Erstellungsprozess nicht mehrere Tage dauert, empfehlen wir, die Einwohnerliste in mehrere Excel-Dateien aufzuteilen. Eine Datei sollte nicht mehr als 20.000 Bürger enthalten.

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