Alles über Brief-Ident (Briefimplementierung)

Brief-Ident als Registrierungsmethode

Die Registrierungsmethode Brief-Ident (Briefimplementierung) ist die Alternative zur freien Registrierung. Sofern diese ausgewählt wurde, können sich nur noch Personen, die zuvor einen von Ihnen erstellten Brief mit QR-Code & Benutzer-ID erhalten haben, auf der App registrieren.

Vorteile von Brief-Ident

• Durch die Briefimplementierung kann sichergestellt werden, dass nur Bürger Ihrer Stadt/Gemeinde, nur einmal und nur mit ihrem Klarnamen auf der Plattform agieren

• Kommunale Entscheidungen werden nur von tatsächlich ansässigen Bürgern beeinflusst

• Es können repräsentative Umfragen geschalten werden

• Reduzierung von unangemessenem Verhalten, dadurch dass alle Personen mit Ihrem Klarnamen agieren

• Es können nur verifizierte Organisationen auf der Plattform agieren

Nachteile von Brief-Ident

• Erhöhter Aufwand, da Briefe individuell (einmalig!) an alle Bürger versendet werden müssen

• Ein Zugriff auf Bürger-Daten muss bestehen

• Profildatenänderungen von Bürgern müssen geprüft werden

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Durchführung der Briefimplementierung für Bürger

1. Aktivierung des Brief-Ident System

Zunächst muss das Brief-Ident System im Bereich "Nutzerverwaltung"unter dem Menüpunkt "Registrierungsmethode" für Bürger aktiviert werden.

2. Nutzer anlegen

Nach erfolgreicher Aktivierung des Brief-Ident System erscheint in der Navigationsleiste im Bereich "Nutzerverwaltung" der Menüpunkt "Nutzer anlegen".

In diesem Bereich können Sie Briefe automatisch erstellen. Dafür benötigen Sie lediglich die relevanten Informationen der Bürgerinnen und Bürger. Um mehr über den Ablauf der automatischen Erstellung und die erforderlichen Daten zu erfahren, navigieren Sie in der Webstelle einfach zu:

Nutzerverwaltung > Nutzer anlegen > Mehrere Bürger-Accounts anlegen

Bevor Sie die Einwohnerliste hochladen, sollten Sie diese unbedingt sorgfältig überprüfen. Eine detaillierte Anleitung zur korrekten Prüfung der Datei finden Sie hier: 👉 Einwohnerliste auf Fehler untersuchen

Wichtig! Die erstellten Registrierungsbriefe werden als eine große PDF-Datei in Ihrem Download-Ordner gespeichert. Damit die Datei nicht zu groß wird und der Erstellungsprozess nicht mehrere Tage dauert, empfehlen wir, die Einwohnerliste in mehrere Excel-Dateien aufzuteilen. Eine Datei sollte nicht mehr als 20.000 Bürger enthalten.

3. Briefe versenden

Nachdem alle Briefe erfolgreich erstellt wurden, müssen Sie diese ausdrucken und an die Bürger versenden. Bitte beachten Sie, dass jeder Brief auf einen Bürger personalisiert

wurde und die Briefe entsprechend korrekt zugestellt werden müssen.

4. Geschafft!

Die Bürger können sich nun mit ihrem Registrierungsbrief auf der App registrieren und einen Account erstellen. Nachdem dies - einmalig - getan wurde, ist die Briefimplementierung erfolgreich abgeschlossen.

5. Prüfung von Profildatenänderungen

Weil durch die Briefimplementierung sichergestellt wurde, dass Bürger nur mit Ihrem Klarnamen agieren, können diese ihre Profildaten nicht selbstständig ändern. Die Bürgern können in wenigen Klicks eine Anfrage auf Änderung inklusive dem Bild eines aktuellen Ausweisdokuments über die App einreichen. Diese Anfrage wird Ihnen im Bereich "Nachrichten" angezeigt und kann bequem verwaltet werden:

Hier können Sie einfach die Änderungen mit dem Ausweisdokument vergleichen und diese ggf. genehmigen.

Briefimplementierung aus Sicht der Bürger

Sofern das Brief-Ident System aktiviert ist, sieht der Screen zur Registrierung in der App wie folgt aus:

Wie man sieht, benötigt man einen QR-Code oder eine Benutzer-ID (zur manuellen Eingabe), um einen Bürger Account zu erstellen. Dieser QR-Code und die Benutzer-ID befinden sich auf den automatisch erstellten Briefen, welche Sie Ihren Bürgern zusenden.

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Durchführung der Briefimplementierung für Organisationen 

1. Aktivierung des Brief-Ident System

Zunächst muss das Brief-Ident System im Bereich "Nutzerverwaltung"unter dem Menüpunkt "Registrierungsmethode" für Organisationen aktiviert werden.

2. Anträge auf Aufnahme verwalten

Anders als bei Bürgern, müssen Sie nun jedoch nicht auf die Organisationen zugehen. Die Organisationen haben über die App die Möglichkeit einen "Antrag auf Aufnahme" zu stellen. Dieser Antrag beinhaltet verschiedene Informationen über die Organisation selbst, welche dazu dienen diese als authentisch zu verifizieren.

Nachdem eine Organisation einen Antrag per App versendet, kommt dieser in der Webstelle in dem Bereich "Nachrichten" an:

Hier können Sie die Angaben der Organisation einfach mit offiziellen Dokumente und oder dem beigefügten Ausweisdokument des Verantwortlichen der Organisation vergleichen. Sollten hierbei keine Auffälligkeiten vorkommen, können Sie den Antrag freigeben.

Anschließend müssen Sie nur noch den automatisch erstellten Registrierungsbrief herunterladen und diesen per Post oder Mail der Organisation zusenden.

3. Geschafft!

Die Organisation kann sich nun mit ihrem Registrierungsbrief auf der App registrieren und einen Account erstellen. Nachdem dies - einmalig - getan wurde, ist die Briefimplementierung für diese Organisation erfolgreich abgeschlossen.

Briefimplementierung aus Sicht der Organisationen

Sofern das Brief-Ident System auch für Organisationen aktiviert wurde, sieht der Screen zur Registrierung in der App wie folgt aus:

Wichtig! Organisationen werden nur einen Antrag auf Aufnahme stellen können, wenn Sie entweder das "Lokale Marktplatz" Tool oder das "Vereinsübersicht" Tool aktiviert haben.

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